Procédure d’instruction du dossier

Comment se déroule la procédure d’instruction de la demande de permis ?

Que le dossier de demande de permis soit introduit auprès de la commune ou pas le du fonctionnaire délégué (Région), la procédure d’examen du dossier peut être subdivisée en quatre grandes étapes identiques :

1^ère étape : vérification du caractère complet du dossier : AR complet ou incomplet

Dans les 45  jours de la réception du dossier, l’autorité envoie :

• Si le dossier est complet : un accusé de réception de dossier complet
• Si le dossier est incomplet : un avis de réception de dossier incomplet qui liste les documents et/ou renseignements manquants. Si, dans les six mois à compter de l’envoi de cet avis, le demandeur de permis ne communique aucun des documents et/ou renseignements manquants, la demande est automatiquement caduque. Dans le cas contraire, les mêmes principes de vérification du caractère complet du dossier s’appliquent à nouveau. 

Cette étape constitue également la phase de détermination des différentes exigences de procédure qui s’appliqueront au dossier:

• Vérification de l’autorité compétente pour délivrer le permis
• Repérage du contexte planologique et règlementaire de la demande (PRAS, PPAS, PL, RCU, ...)
• Fixation des étapes de la procédure administrative :
  • Permis "unique"  (urbanisme-patrimoine) ?
  • Projet mixte (permis d'urbanisme + permis d'environnement de classe 1A ou 1B) ?
  • Etude d’incidences à réaliser ?
  • Existence de dérogations ?
  • Mesures particulières de publicité ?
  • Consultation d’instances ?
  • Etc.

2^ème étape : consultations diverses

En même temps qu’elle déclare le dossier complet, l’autorité saisie de la demande de permis lance le processus de récolte de tous les avis requis en raison des caractéristiques de la demande (il arrive qu’aucun avis ne soit requis). Il s’agit essentiellement :

• D’écrire aux diverses administrations et instances concernées pour les inviter à rendre un avis (en fonction des demandes, il peut s’agir du SIAMU, de la CRMS, de Bruxelles Environnement, de Bruxelles Mobilité, des sociétés de transports en commun, des gestionnaires de réseaux d’eau, de gaz et d’éléctricité, de Belgocontrol, etc.) Ces avis doivent, sauf exceptions, être envoyés dans les 30 jours de la réception de la demande envoyée par la commune ou le fonctionnaire délégué.
• D’organiser, pour les projets listés à l’annexe A du CoBAT, le processus de rédaction de l’étude d’incidences par un chargé d’études agréé et la supervision de cette rédaction par un comité d’accompagnement. Sauf circonstances exceptionnelles, la rédaction de l’étude ne peut pas prendre plus de six mois.
• D’organiser les mesures particulières de publicité  (c’est-à-dire soumettre le dossier à une enquête publique et/ou à l’avis de la commission de concertation).   

Il n’existe qu’une exception au principe selon lequel toutes les demandes d’avis à récolter sont envoyées en même temps que l’accusé de réception de dossier complet : l’avis du fonctionnaire délégué (pour les dossiers où la commune décide) ou l’avis de la commune (pour les dossiers où le fonctionnaire délégué décide) n’est demandé qu’après que tous les autres avis ont été rendus (ou que les délais pour les rendre sont écoulés).

3^ème étape : modification de la demande

Il arrive fréquemment que les observations récoltées au cours de l’étape de consultation amènent à envisager de modifier la demande. Cela peut se faire à l’initiative du demandeur de permis ou de l’autorité compétente pour délivrer le permis. Dans les deux cas, les principes applicables sont les mêmes :

• Le délai de décision de l’autorité est suspendu à dater de l’envoi de la notification, par le demandeur à l’autorité délivrante, ou par l’autorité délivrante au demandeur, de l’intention de modifier la demande ;
• Le demandeur dispose de maximum six mois à dater de cet envoi pour introduire des documents modifiés. A défaut, sa demande de permis est automatiquement caduque.
• Lorsque l’autorité reçoit les documents modifiés, elle dispose de 30 jours pour envoyer :
  • Si le dossier est complet : un accusé de réception de dossier modifié complet
  • Si le dossier est incomplet : un avis de réception de dossier modifié incomplet qui liste les documents et/ou renseignements manquants. Si, dans les six mois à compter de l’envoi de cet avis, le demandeur de permis ne communique aucun des documents et/ou renseignements manquants, la demande est automatiquement caduque. Dans le cas contraire, les mêmes principes de vérification du caractère complet du dossier s’appliquent à nouveau.
• Lorsqu’elle déclare le dossier modifié complet, l’autorité doit préciser s’il est ou non nécessaire de recommencer tout ou partie des consultations auxquelles il a été procédé. Trois conditions cumulatives guident cette appréciation :
• Il ne sera pas nécessaire de reconsulter si les modifications apportées au projet :
  • n’affectent pas l’objet du projet ;
  • sont accessoires (à l’échelle globale du projet) ;
  • et visent à répondre aux observations formulées dans le cadre des consultations auxquelles il a été procédé ou à supprimer des dérogations.

Dans cette hypothèse, l’autorité est en mesure de prendre sa décision (la suspension de son délai de décision est levée le jour de l’envoi de l’accusé de réception de dossier modifié complet).

• Si au moins l’une de ce trois conditions n’est pas remplie, l’autorité constate qu’il doit être procédé à de nouvelles consultations et identifient celles-ci (il peut arriver, en effet, que la nature des modifications à examiner ne relèvent pas des compétences de l’une des administrations ou instances consultées, auquel cas il n’est pas pertinent de lui demander un nouvel avis).
  
  Dans cette hypothèse, un nouveau délai de décision complet démarre le jour de l’envoi de l’accusé de réception de dossier modifié complet.

4^ème étape : octroi ou refus du permis

Sur la base de toutes les informations récoltées au cours de l’instruction du dossier, ’autorité délivrante octroie ou refuse alors le permis. Cette décision doit être motivée, pour permettre tant au demandeur qu’aux tiers de comprendre les raisons qui ont conduit l’autorité à décider comme elle l’a fait.