Onderzoeksprocedure van het dossier
Hoe verloopt de onderzoeksprocedure van de vergunningsaanvraag?
Of de vergunningsaanvraag nu wordt ingediend bij de gemeente of bij de gemachtigde ambtenaar (gewest), de onderzoeksprocedure van het dossier kan worden onderverdeeld in vier grote fases:
1e fase: controle van de volledigheid van het dossier: ontvangstbewijs van volledig of onvolledig dossier
Binnen 45 dagen na de ontvangst van het dossier verstuurt de vergunningverlenende overheid:
- Als het dossier volledig is: een ontvangstbewijs van volledig dossier
- Als het dossier onvolledig is: een ontvangstbericht van onvolledig dossier dat de ontbrekende documenten en/of inlichtingen vermeldt. Als de aanvrager van de vergunning binnen zes maanden na verzending van dat bericht geen van de ontbrekende documenten en/of inlichtingen verstrekt, vervalt de aanvraag automatisch. Als de ontbrekende documenten en/of inlichtingen wel worden verstrekt, zijn dezelfde principes voor de controle van de volledigheid van het dossier opnieuw van toepassing.
In deze fase worden ook de verschillende procedurevereisten bepaald die van toepassing zullen zijn op het dossier:
- Controle van de autoriteit die bevoegd is om de vergunning af te geven
- Bepaling van de planologische en de regelgevende context van de aanvraag (GBP, BBP, VV, GemSV ...)
- Vastlegging van de fases van de administratieve procedure:
- Unieke vergunning (stedenbouw-erfgoed)?
- Gemengd project (stedenbouwkundige vergunning + milieuvergunning van klasse 1A of 1B)?
- Effectenstudie nodig?
- Zijn er afwijkingen?
- Speciale regelen van openbaarmaking?
- Raadpleging van instanties?
- Enz.
2e fase: diverse raadplegingen
Op het moment dat het dossier volledig wordt verklaard, start de autoriteit waarbij de vergunningsaanvraag is ingediend met het verzamelen van alle adviezen die vereist zijn voor de aanvraag in kwestie (in sommige gevallen zijn geen adviezen vereist). Dit zijn de voornaamste taken:
- De verschillende betrokken overheidsdiensten en instanties aanschrijven om hen te vragen een advies uit te brengen (naargelang de aanvraag kan het gaan om de DBDMH, de KCML, Leefmilieu Brussel, Brussel Mobiliteit, openbaarvervoersmaatschappijen, beheerders van water-, gas- en elektriciteitsnetwerken, Belgocontrol enz.). Behalve in bepaalde uitzonderingen moeten die adviezen binnen 30 dagen na ontvangst van de aanvraag van de gemeente of de gemachtigde ambtenaar worden verstuurd.
- Het proces om de effectenstudie op te stellen door een erkende adviseur en het toezicht daarop door een begeleidingscomité organiseren voor de in bijlage A van het BWRO vermelde projecten. Behalve in uitzonderlijke gevallen mag de opstelling van de studie niet langer dan zes maanden duren.
- Speciale regelen van openbaarmaking organiseren (d.w.z. het dossier onderwerpen aan een openbaar onderzoek en/of het advies van de overlegcommissie).
Er is slechts één uitzondering op het principe dat alle aanvragen voor in te winnen adviezen tegelijk met het ontvangstbewijs van volledig dossier worden verzonden: het advies van de gemachtigde ambtenaar (voor dossiers waarin de gemeente beslist) of het advies van de gemeente (voor dossiers waarin de gemachtigde ambtenaar beslist) wordt pas aangevraagd nadat alle andere adviezen zijn uitgebracht (of de termijnen voor het uitbrengen ervan zijn verstreken).
3e fase: wijziging van de aanvraag
Het komt vaak voor dat opmerkingen die tijdens de raadplegingsfase worden gemaakt, ertoe leiden dat de aanvraag wordt gewijzigd. Dat kan gebeuren op initiatief van de aanvrager van de vergunning of de autoriteit die bevoegd is voor het afgeven van de vergunning. In beide gevallen zijn de principes die van toepassing zijn dezelfde:
- De termijn voor de beslissing van de autoriteit wordt opgeschort vanaf de datum waarop de aanvrager de vergunningverlenende overheid of de vergunningverlenende overheid de aanvrager op de hoogte brengt van het voornemen om de aanvraag te wijzigen;
- De aanvrager beschikt over maximaal zes maanden vanaf de datum van die verzending om gewijzigde documenten in te dienen. Als dat niet gebeurt, vervalt de vergunningsaanvraag automatisch.
- Zodra de autoriteit de gewijzigde documenten heeft ontvangen, heeft zij 30 dagen om het volgende te versturen:
- Als het dossier volledig is: een ontvangstbewijs van volledig gewijzigd dossier;
- Als het dossier onvolledig is: een ontvangstbericht van onvolledig gewijzigd dossier dat de ontbrekende documenten en/of inlichtingen vermeldt. Als de aanvrager van de vergunning binnen zes maanden na verzending van dat bericht geen van de ontbrekende documenten en/of inlichtingen verstrekt, vervalt de aanvraag automatisch. Als de ontbrekende documenten en/of inlichtingen wel worden verstrekt, zijn dezelfde principes voor de controle van de volledigheid van de aanvraag opnieuw van toepassing.
- Wanneer de autoriteit het gewijzigde dossier volledig verklaart, moet zij aangeven of het al dan niet nodig is om de uitgevoerde raadplegingen geheel of gedeeltelijk opnieuw uit te voeren. Er zijn drie cumulatieve voorwaarden die als leidraad dienen voor de beoordeling:
- Er is geen nieuwe raadpleging nodig als de wijzigingen in het project:
- het voorwerp van het project niet aantasten;
- bijkomstig zijn (ten opzichte van de totale omvang van het project);
- en zijn bedoeld om tegemoet te komen aan de opmerkingen die in het kader van de raadplegingen zijn gemaakt of om afwijkingen weg te werken.
In dat geval kan de autoriteit een beslissing nemen (de opschorting van de beslissingstermijn wordt opgeheven op de dag van verzending van de ontvangstbevestiging van volledig gewijzigd dossier).
- Als aan ten minste een van die drie voorwaarden niet is voldaan, stelt de autoriteit vast dat er nieuwe raadplegingen moeten worden gehouden en geeft zij aan welke dat zijn (het kan namelijk voorkomen dat de aard van de te onderzoeken wijzigingen niet onder de bevoegdheid van een van de geraadpleegde overheidsdiensten of instanties valt, waardoor het niet relevant is om die diensten of instanties om een nieuw advies te vragen).
In dat geval begint een nieuwe termijn voor een volledige beslissing op de dag dat de ontvangstbevestiging van het volledige gewijzigde dossier wordt verstuurd.
4e fase: toekenning of weigering van de vergunning
Op basis van alle informatie die tijdens het onderzoek van het dossier werd verzameld, kent de vergunningverlenende overheid de vergunning toe of weigert ze die. Die beslissing moet met redenen omkleed worden, zodat zowel de aanvrager als derden de redenen kunnen begrijpen die de overheid ertoe hebben gebracht om die beslissing te nemen.
Document acties
